Operance
Plan gesprek
Sola B.V. · productie · orderverwerking

Orders uit de mail, direct in Business Central

Sola B.V. maakt al sinds 1866 bestek, voor de horeca, de zorg en huishoudens over de hele wereld. De inkooporders kwamen in evenveel formats binnen als er klanten zijn, en werden stuk voor stuk met de hand overgetypt in Business Central.

doorlooptijd
5 weken tot live
intake
mail, pdf en Excel
tijdwinst
20 uur per week
status
in de operatie
ai in dit systeem
uitlezerLeest de bestelling uit pdf, Excel en losse mailtekst. De match tegen het artikelbestand doen regels.
Business Centraldinsdag 09:14
Verkooporder · concept3 regels
uit de bijlage gelezenbestelling-week-14.pdf

1.200 vorken rvs, zelfde als vorige keer

1.600 tafelmessen mat

theelepels glans, aantal volgt nog

3 regels gelezen · 1 twijfel
orderregelaantalstatus
Tafelvorken, rvs1.200herkend
Tafelmessen, mat1.600herkend
Theelepels, glans?controle
bron
bijlage bij de mail
controle
tegen het artikelbestand
boeken
langs de orderdesk
Nagebouwd scherm, geen echte klantdata.
01De situatie

Wat er stond toen we begonnen

Elke klant een eigen format
De ene stuurt een Excel, de andere een pdf, de derde de bestelling gewoon in de mailtekst. Voor het erp is dat allemaal hetzelfde: onbruikbaar.
Overtypen kostte de dag
Een medewerker las de order en tikte de regels over in Business Central: bij elkaar zo'n 20 uur per week. Bij drukte liep de orderdesk een dag achter.
Fouten kwamen te laat boven
Een verkeerd artikelnummer of aantal viel pas op bij de levering. Dan was het al een creditnota geworden.
02Het systeem

Wat er gebouwd is

Een laag op de bestaande mailbox die bestellingen uit pdf, Excel en losse mailtekst leest, elke regel controleert tegen het artikelbestand en de order als concept klaarzet in Business Central. De orderdesk kijkt na en boekt.

het pad van één bestelling

klik op een stap
Mailbox · inkoop09:12
berichtformaatstatus
Bestelling week 34xlsxopgepakt
Nabestelling messenpdfopgepakt
Order in de mailteksttekstopgepakt
Nagebouwd scherm, geen echte klantdata.
klant

De klant mailt zoals altijd

Een bestelling komt binnen in de bestaande mailbox, als pdf, Excel of gewoon in de mailtekst. Er verandert niets aan hoe de klant bestelt.

nooit

Boeken doet het systeem nooit zelf: elke order gaat langs de orderdesk. Een regel die twijfelt gaat niet stilletjes door, maar blijft op controle staan.

03Resultaat

Wat het nu doet

per week minder overtypwerk
20 uurper week minder overtypwerk
Geen overtypwerk meer
De orderdesk leest en keurt goed in plaats van te tikken. Dat scheelt zo'n 20 uur per week, het meest bij de grote orders.
Twijfel wordt zichtbaar
Een regel die niet matcht komt op controle te staan in plaats van fout de keten in te gaan.
De klant merkt er niets van
Er hoefde niemand over op een portaal of een vast bestelformat. Ze mailen zoals ze altijd al deden.
04Koppelingen

Waar het op aansluit

Orders die nog met de hand worden overgetypt

Dertig minuten, met het proces erbij dat het meest lijkt op wat hier staat. Aan het eind ligt er een inschatting van scope en tijd.

Plan een kennismaking